Contabilidad 101 para negocios

La contabilidad es necesaria en negocios. 

Es una tarea que deberá dominar o subcontratar, o ambas cosas. 

Independientemente de quién administre la contabilidad de su negocio, es aconsejable comprender los conceptos básicos de contabilidad. 

Si puede leer y preparar estos documentos básicos, comprenderá la salud financiera de su negocio; como resultado, tendrá un mayor control.

1. Income Statement: un income statement (Declaración de ingresos) muestra la rentabilidad de su empresa y cuánto dinero ha ganado o perdido el negocio. (Descarga el template en excel)
2. Balance Sheet –  un balance general de la situación financiera del negocio. También muestra las ganancias retenidas, y la cantidad de ganancias que ha reinvertido (en lugar de distribuirse a los accionistas).
3. Profit and Loss (P&L) Statement  – un estado de pérdidas y ganancias (P&L) es un snapshot de los ingresos y gastos del negocio durante un período de tiempo determinado (por ejemplo, trimestral, mensual o anual). 
4. Cash Flow Statement – un estado de flujo de efectivo analiza las actividades operativas, financieras y de inversión de su empresa para mostrar cómo y dónde está recibiendo y gastando dinero.
5. Bank Reconciliation – una conciliación bancaria compara sus gastos en efectivo con sus extractos bancarios generales y ayuda a mantener la coherencia de sus registros comerciales. (Este es el proceso de conciliar su saldo contable con su saldo bancario en efectivo).

Débitos y Créditos

Los débitos y créditos rastrean de dónde proviene el dinero de su empresa y hacia dónde se dirige. Un débito es un registro de todo el dinero que se espera que ingrese en una cuenta. Un crédito es un registro de todo el dinero que se espera que salga de una cuenta. 

Debito 

• Incrementa bienes
• Disminuye deudas
• Disminuye los ingresos
• Incrementa el saldo de las cuentas de gastos.
• Disminuye el saldo de las cuentas de capital.

Credito

• Disminuye bienes
• Aumenta la deuda
• Aumenta los ingresos
• Disminuye el saldo de las cuentas de gastos.
• Aumenta el saldo de las cuentas de capital.

Cuentas por cobrar y cuentas por pagar

Las cuentas por cobrar son el dinero que las personas le deben por bienes y servicios. Se consideran bienes (activos) en su balance. Por ejemplo, si un cliente cumple con su factura, las cuentas por cobrar del negocio se reducen porque ahora le deben menos dinero al negocio.

Las cuentas por pagar son dinero que el negocio le debe a otras personas y se considera un pasivo en su balance. Por ejemplo, el negocio le paga $5,000 en alquiler cada mes.

Devengos

Las acumulaciones son créditos y deudas que ha registrado pero que aún no ha cumplido. Pueden ser ventas que haya completado pero que aún no haya cobrado el pago o gastos que haya realizado pero que aún no haya pagado.

Bienes (Activos)

Los bienes son todo lo que posee el negocio, tangible e intangible. Bienes pueden incluir dinero en efectivo, herramientas, propiedad, derechos de autor, patentes y marcas comerciales.

Burn Rate

El burn rate es la rapidez con la que el negocio gasta el dinero.

Para calcular el burn rate, simplemente elija un período de tiempo (como un trimestre o un año). Reste la cantidad de efectivo disponible al final de ese período de su efectivo disponible al principio, luego divida ese número por la cantidad de meses en el período (o por la cadencia elegida).

Capital

El capital se refiere al dinero que tiene para invertir o gastar en hacer crecer su negocio. Comúnmente conocido como “capital de trabajo”, el capital se refiere a los fondos a los que se puede acceder (es decir, efectivo en el banco) y no incluye bienes ni deudas.

Costo de los bienes vendidos

El costo de los bienes vendidos (COGS) o el costo de ventas (COS) es el costo de producir su producto o entregar su servicio.

COGS o COS es el primer gasto que verá en su estado de ganancias y pérdidas (P&L) y es un componente crítico al calcular el margen bruto de su empresa. Reducir sus COGS puede ayudarle a aumentar las ganancias sin aumentar las ventas.

Depreciación

La depreciación se refiere a la disminución del valor de sus bienes a lo largo del tiempo. Es importante para fines fiscales, ya que los bienes más grandes que afectan la capacidad de su empresa para ganar dinero pueden amortizar en función de su depreciación.

Capital (Equity)

El equity se refiere a la cantidad de dinero invertida en un negocio por sus propietarios. También se conoce como “patrimonio del propietario” y puede incluir elementos de valor no monetario, como tiempo, energía y otros recursos. 

¿Has oído hablar de la “Equity del sudor”?

El equity también se puede definir como la diferencia entre los bienes del negocio (lo que posee) y lo que debe.

Un negocio con un capital saludable (positivo) es atractivo para posibles inversionistas, prestamistas y compradores. Los inversionistas y analistas también analizan el EBITDA de su empresa, que representa las ganancias antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización.

Gastos

Los gastos incluyen las compras que realiza o el dinero que gasta en un esfuerzo por generar ingresos. Los gastos también se conocen como “el costo de hacer negocios”.

Hay cuatro tipos principales de gastos, aunque algunos caen en más de una categoría.

1. Los gastos fijos son gastos constantes, como el alquiler o los salarios. Estos gastos no suelen verse afectados por las ventas del negocio o las tendencias del mercado.
2. Los gastos variables fluctúan con el desempeño y la producción de la empresa, como los servicios públicos y las materias primas.
3. Los gastos acumulados son gastos únicos que se han registrado o informado pero que aún no se han pagado.
4. Los gastos operativos son necesarios para que una empresa haga negocios y genere ingresos, como alquiler, servicios públicos, nómina y servicios públicos.

Año fiscal

Un año fiscal es el período de tiempo que una empresa utiliza para la contabilidad. Las fechas de inicio y finalización de su año fiscal las determina la empresa; algunos coinciden con el año calendario, mientras que otros varían según el momento en que los contadores pueden preparar estados financieros.

Deudas

Las deudas son todo lo que su empresa debe a corto o largo plazo. Sus responsabilidades podrían incluir el saldo de una tarjeta de crédito, nómina, impuestos o un préstamo.

Ganancia

En términos contables, la ganancia, o el “resultado final”, es la diferencia entre sus ingresos, COGS y gastos (incluidos los gastos operativos, de interés y de depreciación).

Usted (o su empresa) pagan impuestos sobre sus ganancias netas, por lo que es importante planificar de manera proactiva su obligación tributaria. 

Para hacerlo, manténgase al tanto de la cantidad de sus ganancias netas, aparte parte de sus ingresos en una cuenta separada o pague sus impuestos estimados cada trimestre (como la retención del empleador).

Ingresos

Sus ingresos son la cantidad total de dinero que recolecta a cambio de sus bienes o servicios antes de que se deduzcan los gastos.

Margen bruto

Su margen bruto (o ingreso bruto), que es el total de ventas menos sus COGS, este número indica la sostenibilidad de su negocio.

Contabilidad para pequeñas empresas

1. Abra una cuenta bancaria comercial vinculada a todos los puntos de venta.
2. Detalle todos los gastos por departamento.
3. Cumplir con todos los impuestos sobre la renta, el empleo y los impuestos especiales.
4. Establece un sistema de nómina.
5. Identifique el mejor metodo de pago adecuada para sus necesidades.
6. Comprenda las obligaciones fiscales para su tipo de negocio.
7. Revise y evalúe periódicamente sus procesos.
8. Consulte con un profesional o CPA.

La contabilidad lo va a ayudar a ver una imagen mas completa de su negocio y puede influir en decisiones comerciales y financieras.

Incluso si opta por utilizar un software de contabilidad o contratar a un profesional, utilice revise esta guía para aprender y dominar los conceptos básicos de la contabilidad. Tu negocio te lo agradecerá.